Vorige week behandelde ik de laatste stijlkwesties. Vandaag ga ik verder met communicatie en alles wat daarbij hoort: van de vier soorten van communicatie tot het opstellen van een communicatieplan. Ik begin vandaag een beetje theoretisch. Want wat is nu precies communicatie?

Communicatie is het verzenden van een boodschap

Volgens het woordenboek is de definitie:

 mededeling, kennisgeving, uitwisseling van gedachten

Die inhoud van de mededeling, kennisgeving of uitwisseling van gedachten noemen we een boodschap. Die boodschap gaat van de zender naar de ontvanger. Het kan bijvoorbeeld zijn dat ik een mededeling doe aan jou. Dat is een eenvoudige vorm van communicatie. Een ingewikkeldere vorm is als jij gaat reageren op mijn mededeling. Dat noemen we interactie. En die interactie kan goed fout gaan: als onze doelen verschillen, dan is er sprake van miscommunicatie of asymmetrische communicatie.
Niet alleen verschillende doelen kunnen communicatie tussen mensen laten mislukken, ook ruis kan de communicatie verstoren. Denk maar aan dat spelletje waarbij je in een kring gaat zitten en dan een lange zin van de ene kant naar de andere kant moet doorfluisteren. Aan het einde van de kring krijg je meestal niet meer dezelfde zin terug. Ergens in de kring gaat het doorfluisteren fout: daar zit dan de ruis. Of je bent op een feestje waar de muziek zo hard staat dat je moet schreeuwen om elkaar te verstaan. Ook dat is ruis. De meest letterlijke ruis is de ruis in je telefoon als je net (niet) buiten bereik van de zendmast bent.
Kortom, de zender stuurt een boodschap en die bereikt wel of niet de ontvanger in de juiste vorm, afhankelijk van de hoeveelheid ruis die op de lijn zit. Als er geen ruis is en de boodschap bereikt de onvanger dan heet dat effectieve communicatie.
De boodschap kan rechtstreeks verzonden worden. Dan spreekt de zender de ontvanger rechtstreeks. Steeds vaker gaat communicatie via een medium. Dat medium is door de tijd heen veranderd. Vroeger gebruikte men koeriers, postduiven en de PTT. Tegenwoordig gebruiken we twitter, smartphones, e-mail en andere digitale kanalen. Op alle lijnen kan ruis voorkomen: koeriers die overvallen worden door struikrovers, postduiven die de weg kwijtraken en de PTT die post kwijtraakt. Bij twitter kan je boodschap verkeerd overkomen (ook ruis), je e-mail kan vertraging krijgen of in de spamfolder terechtkomen en je verbinding op je smartphone kan kraken of wegvallen.

Er zijn vier soorten communicatie

Dat zijn schriftelijke en mondelinge communicatie en beeld- en massacommunicatie. De eerste twee spreken voor zich: het gaat om een brief of e-mail bij schriftelijke en een gesproken boodschap (denk aan een telefoongesprek met je moeder of een opdracht van je werkgever tijdens de vergadering) bij mondelinge communicatie.
Beeldcommunicatie vind je bijvoorbeeld veel op treinstations. Je mag hierbij denken aan de pictogrammen die wc’s aanduiden of de weg naar het ziekenhuis op verkeersborden. Bij massacommunicatie kun je denken aan blogs, film, tv en radio. Een boodschap wordt de ruimte in geslingerd en het is maar de vraag of hij iedereen bereikt die geadresseerd wordt. Het bijzondere van massacommunicatie is dat de zender de ontvangers niet kent en de ontvangers kunnen zelf bepalen of ze de boodschap überhaupt wel willen ontvangen.

Een boodschap kan vier aspecten hebben

Dat wil zeggen dat één mededeling meerdere boodschappen kan herbergen. Die aspecten zijn:

1. zakelijk: het feitelijke deel van de boodschap;
2. apellerend: de invloed die de zender wil uitoefenen met de boodschap;
3. expressief: wat de zender over zichzelf laat zien met de boodschap;
4. relationeel: hoe de relatie tussen de zender en de ontvanger is.

Ik zal dit laten zien aan de hand van een voorbeeld.
Stel dat mijn toekomstige vriend zijn sokken niet in de wasmand heeft gestopt. Dan kan ik tegen hem zeggen: “Ruim je sokken eens op!” Het zakelijke deel van de boodschap is dat mijn vriend zijn vuile sokken moet opruimen. Ik appelleer hiermee aan zijn goede fatsoen: iedereen ruimt zijn sokken op, dus waarom jij niet? Door de toon van mijn boodschap en het gebruik van het woordje eens laat ik zien dat ik geërgerd ben. Ik geef te kennen dat ik er niet blij mee ben. Kennelijk doet mijn vriend dit vaker en is dit vaker een twistpunt tussen ons (dumpen die idioot die zijn sokken niet opruimt, het begint met iets kleins en dan gaat het van kwaad tot erger).
Bijna alle boodschappen bevatten twee of meerdere aspecten van de bovenstaande vier. Er zijn ook boodschappen die maar één aspect bevatten. Kun jij er één bedenken bij ieder aspect? Volgende week krijg je de mogelijke antwoorden op deze vraag.