Tegenwoordig zijn websites de spil van jouw bedrijf. Je koppelt er bijna alles aan: de inschrijvingen voor je nieuwsbrief, je CRM-systeem, e-mail in de vorm van Office365 of Google Workspace (link naar samenwerkingspartner), je social media dashboard of je afspraaksysteem via TidyCal (affiliate link) of Salonize. Alles werkt met alles samen. En dat is mooi, want zo automatiseer je je bedrijf steeds verder en hoef je zelf steeds minder te doen. Maar aan al dat gemak zit ook een keerzijde.

En die keerzijde is niet zomaar een keerzijde. Het kan een enorm probleem geven als je je website bij een andere hostingprovider wil onderbrengen omdat je bijvoorbeeld niet meer tevreden bent over de service of omdat de prijzen ineens bizarre stijgingen doormaken. En dan is het van belang dat je precies weet wat er allemaal gekoppeld is aan je site. Als je dat niet weet, dan kan het zijn dat die systemen niet meer werken. Je kunt dan bijvoorbeeld niet meer mailen of je nieuwsbrief komt in de spam terecht, of je dashboard of CRM-systeem werkt gewoon niet meer. Dat kun je voorkomen als je die koppelingen opslaat in je website sleutelplan.

Hoe zit dat met die koppelingen?

Denk bijvoorbeeld eens aan je nieuwsbriefsysteem. Dat kunnen er verschillende zijn: Mailchimp, LaPosta, Mailblue, Mailpoet, Active Campaign of een van de vele andere systemen die er bestaan. Om je nieuwsbrief niet in de spambox te laten terechtkomen, moet er een klein stukje code worden toegevoegd aan de hostingserver, zodat je nieuwsbrief systeem wordt herkend als verstuurd van jouw eigen e-mailadres.

Of misschien heb jij een white label systeem waarmee je mensen helpt om social media op het internet te krijgen. Dan kan het zijn dat je een subdomein hebt, waar dat dashboard op draait. Of denk bijvoorbeeld aan een systeem waar je mensen naar toe laat gaan om hun gespreksverslag te zien over een testament bijvoorbeeld. Ook dan moet er een verwijzing komen in de DNS.

DNS? Kan je dat eten?

Nee, dat is niet te eten. DNS staat voor Domain Name Server. Dat is zeg maar de Google translate van het internet. De DNS vertaalt je domeinnaam naar het ip-adres op de server, zodat de juiste website tevoorschijn wordt getoverd. Laat me een vergelijking maken voor je, zodat het nog duidelijker wordt.

Vergelijk hosting met een hotel. Het hotel is verdeeld in allemaal kamertjes die elk hun eigen huisnummer hebben. Dat kamertje kun je inrichten met elektra, douche en toilet, gordijnen, tafels en stoelen en een bed. Als je meer inrichting wil, dan heb je een grotere kamer nodig. De meeste mensen zullen volstaan met een kleiner kamertje. Bol.com heeft bijvoorbeeld een heel hotel nodig, of misschien zelfs wel een hele keten hotels!

Een hotel staat aan een straat. Die straatnaam kun je vergelijken met jouw domeinnaam. Mijn straatnaam is bijvoorbeeld drspee.nl. Die straatnaam moet gekoppeld worden aan de juiste kamer in het hotel. Als je wel eens in het kadaster bent geweest, of op Google maps hebt gekeken, dan zien je daar coördinaten staan: de Oosterlengte en de Noorderbreedte bijvoorbeeld. Zoetermeer ligt bijvoorbeeld op 52 graden Noorderbreedte en 4 graden Oosterlengte. Dit is niet geheel correct, de volledige NB is 52 graden, 3 minuten en 44.241 seconden en de volledige OL is 4 graden, 29 minuten en 15.916 seconden. Maar dat is veel te veel een zijweg. Waar het om gaat is dat, net als een plaatsnaam zich vertaalt naar GPS-coördinaten, een domeinnaam zich laat vertalen naar een ip-adres. Dat ip-adres is de vertaling en de sleutel naar jouw hotelkamer.

Kort gezegd: het ip-adres is de sleutel tussen je domeinnaam en je website. En als je daar koppelingen op hebt lopen, dan moet die DNS dat weten, zodat de vertaling gemaakt kan worden.

Het sleutelplan

Grote bedrijven hebben een sleutelplan nodig, omdat ze precies moeten weten wie van welke deur een sleutel heeft en welke machtigingen die persoon heeft. Zo is het ook voor je website. Als je verandert van hosting partij, dan kan die niet raden wat er allemaal gekoppeld is aan jouw website. Daarom is het van belang dat je een document hebt waarin alle koppelingen met je website worden benoemd en welke DNS gegevens daarbij horen. Je zou dat bijvoorbeeld op deze manier kunnen noteren:

Mailchimp
Naam Record type Waarde
mail.domeinnaam.nl A ip-adres

In geval van een nieuwsbrief systeem kan dit een DKIM waarde zijn bijvoorbeeld. Een record type kan zijn A, CNAME, MX of TXT en de waarde kan een stukje domeinnaam zijn of zoals in bovenstaand fictieve voorbeeld een ip-adres. Op die manier houd je alle gegevens van je website bij elkaar en heb je een mooi document voor je nieuwe hosting provider die dan de verhuizing vlekkeloos kan uitvoeren.

Heb jij al een sleutelplan voor je site of wil je daar hulp bij? Neem dan even contact met mij op en ik help je graag!

Foto gegenereerd door AI.